DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA
COMPUTARIZADO CON COEFICIENTES TECNICOS DE
PRODUCCION Y EVALUACION ECONOMICA DE
LECHERIAS EN EL SUR DE CHILE.

Juan Lerdón F., Guillermo Hott F. y Patricio Mira S.
Universidad Austral de Chile
Facultad de Ciencias Agrarias
Instituto de Economía Agraria
Casilla 567. Valdivia. Chile

ABSTRACT

Design and implementation of a software for the technical and economical evaluation of dairy production.

Key words: informatic system, economic evaluation, milk production.

The main objective of this work was to design and implement a computing system about records to be used for the technical and economical evaluation of the milk production process, within farms devoted to dairy production in Southern Chile. Part of the work was carried out by a Programming Expert from the Instituto Nacional de Capacitación Profesional (INACAP), which designed the system codificatión and tested it. In the process of developing tlie system, we started with the step of analysis, during which we set the objectives that the system would provide. On the second step, the physical representation of the program in relation to the analysis it self was carried out; finally the codification and testing program was done. The program, requires a microcomputer, IBM compatible with color VGA screen, 4 megabytes of RAM memory, and 280 megabytes in hard disk. The implementation of the system was done by the Clipper program 5.2 of Computer Associates together with the graphical libraries of the computer language Turbo C version 2.1 of Borland Corp., which were hooked up with Clipper. This program provides a useful tool that permits the rapid evaluation of the technical aspects and the economic parameters of a dairy farm, allowing to take quick decisions.

RESUMEN

El principal objetivo de este trabajo, fue diseñar e implementar un sistema computacional de registros para la evaluación técnico-económica del rubro lechería, en explotaciones agrícolas del sur de Chile. Para lograr este objetivo, el trabajo fue desarrollado en conjunto con un egresado de Técnico en Programación del Instituto Nacional de Capacitación Profesional (INACAP), el cual realizó la codificación del diseño y prueba del sistema.
El desarrollo de este programa comenzó con la etapa de análisis. En ella se determinaron los objetivos del sistema, mediante una investigación de la información necesaria que este debería procesar. En la segunda etapa de diseño, se realizó la representación física del programa de acuerdo al análisis desarrollado, para finalmente proceder a la codificación y prueba de este.
Para su desarrollo se utilizó un microcomputador IBM compatible con pantalla VGA color, 4 Megabytes de memoria RAM y 280 Megabytes en disco duro con una velocidad de 50 Megahertz. La implementación del sistema fue realizada con el programa Clipper 5.2 de Computer Associates y con las librerías gráficas del lenguaje computacional Turbo C versión 2.1 de Borland Corp, las que fueron enlazadas con Clipper; además, se utilizaron las librerías estándares de Clipper y de Clipper Tools.
Este trabajo ha permitido entregar al medio agrícola una herramienta que permite evaluar los aspectos técnicos y los parámetros económicos de una lechería, para así poder tomar decisiones en forma rápida y confiable en una explotación agrícola.

INTRODUCCION

Más que cualquier otro adagio "si no se sabe dónde ir, cualquier camino servirá" capta la a razón de ser de la planificación. Fijar objetivos y como planificar los pasos intermedios para alcanzarlos, permiten una gran flexibilidad en el manejo de la empresa, facilitando la toma de desiciones y torpor nando menos riesgoso modificar el camino que explotación llevará a la meta propuesta (Timmons, 1997).

Por otra parte, las exigencias del mercado, enfrentan a los productores continuamente a decisiones complejas y difíciles de tomar. Más aún, cuando la competitividad se incrementa debido a la integración de los mercados, lo que trae como consecuencia una disminución de los márgenes y obliga a los productores a ser más eficientes si quieren conservar su nivel de ingresos. Es por ello, que la administración de una explotación lechera requiere contar con técnicas modernas, sustentadas sobre una base sólida de conocimientos, que permitan planificar, controlar y evaluar adecuadamente a cada empresa. Para lograr una administración agrícola enciente, se requiere de un sistema de información confiable, oportuno y eficaz, el cual sea capaz de entregar toda la información necesaria en el momento oportuno y con la estructura adecuada.

Entre todas las actividades agropecuarias, la lechería es la de mayor envergadura y complejidad, debido a que su manejo es característicamente dinámico y por ende requiere realizar muchas decisiones (Wernli y Novoa, 1986).

La necesidad de un método mejorado para la adquisición de la información es evidenciada por el grado de sofisticación requerido para manejar una lechería apropiadamente. La responsabilidad de una correcta decisión recae sobre el administrador del predio o sobre el productor individual. Esta persona debe resolver los conflictos que se crean por las diferentes fuentes de información, y por este motivo, una fuente de información confiable es una necesidad y seguramente su mejor inversión (Dewayne, 1992). No cabe duda de que mientras mejor y más oportuno sea la recolección de antecedentes o datos, mejor y más homogénea será la decisión (Illanes, 1991), por lo que la información juega un rol central en muchos aspectos de la toma de decisiones y ésta es la actividad clave de la administración (Cooke y Slack, 1991).

La computación constituye una tecnología que tiene la capacidad de almacenar, ordenar, clasificar datos ingresados y además generar nueva información a partir de antecedentes ya existentes en el computador, lo que facilita la toma de decisiones basada en resultados exactos y de rápida obtención (Bahamonde, 1991). Un programa computacional (software), puede entregar el máximo de información al productor lechero en fonna entendible y oportuna, ya sea en informes p resúmenes (Wernli y Novoa, 1986).

Lamentablemente, en Chile, el desarrollo de los programas computacionales vinculados al área agrícola, es muy limitado, y no se encuentra ningún software comercial para realizar una gestión técnico-económica del rubro lechería (González, 1989). Los administradores de predios lecheros tienen disponibles una selección limitada de programas de computadores y muchos de ellos realizan funciones similares. La reticencia de algunos productores lecheros a los computadores es causada por una falta de contacto con éstos, pero es profundizada por el tipo de interfaces de usuario empleada por la mayoría de los programas vinculados con el área (Jones, 1992).

El objetivo general de este trabajo es diseñar e implementar un sistema computacional que comprenda los aspectos técnicos y económicos vinculados con el desarrollo de la actividad lechera, de manera que permita evaluar la condición técnico-económica y detectar los problemas generales del rubro en un predio en particular.

Sus objetivos específicos son: a) crear un sistema computacional interactivo, fácil de operar, que se traduzca en una ayuda real en la toma de decisiones; b) diseñar una interfaz amigable, que facilite su uso.

MATERIALES Y METODOS

El sistema de coeficientes técnicos de producción y evaluación económoca de lecherías fue desarrollado en el Instituto de Economía Agraria de la Universidad Austral de Chile y abarcó dos etapas: a) el análisis y diseño y b) la codificación y prueba del sistema.

Material

a) Equipos computacionales. Para la implementación del sistema se utilizó un microcomputador personal I.B.M. compatible, con procesador Intel 486 de 50 Megahertz. En la etapa de análisis y diseño, se utilizó un microcomputador personal con características similares como herramienta de trabajo.

b) Programas y lenguajes computacionales. En la etapa de análisis y diseño del sistema, se utilizó la planilla electrónica Microsoft Excel para Windows en español versión 5.0 y el procesador de texto Microsoft Word para Windows en español versión 6.0. Para el uso de estos dos programas, se requirió el programa Microsoft Windows en español versión 3.1.

La implementación del sistema fue realizada con el programa CA-Clipper versión 5.2 de Computers Associates, con el cual se realizó la totalidad de las interfaces del usuario y los cálculos matemáticos, utilizándose también en la creación y mantención de bases de datos.

Método
Se describe a continuación el método empleado en la elaboración de este programa computacional.

a) Análisis del sistema. En esta etapa se realizó una recolección de datos, para determinar los requerimientos del sistema a desarrollar.

Como primera labor, se realizó una investigación acerca de los registros de presupuesto, gestión y cálculo de costos que se llevan en predios de la zona, que poseen lecherías como un rubro relevante dentro de la explotación agrícola. Como resultado de la misma, se constataron los tipos y la cantidad de información que se mantienen en dichas explotaciones. A su vez, se analizaron los sistemas de mantención de los mismos, para así determinar como éstos son llevados normalmente en las explotaciones lecheras.

Luego, se compararon programas computacionales que actualmente están operando en distintos predios lecheros de la zona sur del país, en el aspecto de presupuesto técnico-económico y contabilidad de gestión. Se constató que no existe un programa específico para la evaluación técnico-económica del rubro lechería propiamente tal, solo programas de contabilidad de gestión. Al no estar estos diseñados para la evaluación del rubro lechería, son, en general, poco amistosos.

A su vez, algunos agricultores interesados en la herramienta que se estaba creando, facilitaron planillas electrónicas con cálculos de costos para el rubro, señalando sus aspectos útiles y aquellos susceptibles de mejorar.

Finalmente, se complementó la investigación anterior con revisiones bibliográficas con el fin de obtener información actualizada sobre el tema y se consultaron especialistas en producción de leche, con el propósito de cubrir los aspectos técnicos de esta actividad.

b) Diseño del sistema. El diseño corresponde a la realización física en base a un modelo o representación de acuerdo al análisis realizado. Identificados los datos necesarios, se definió la composición y estructura de cada interfaz, con los cálculos que se deben desarrollar en cada una de ellas. Esto determina el número y la forma de las bases de datos que componen el programa y finalmente la estructura de los informes que se obtienen del procesamiento de los datos ingresados.

Una de las técnicas más utilizadas es construir el sistema a partir de los informes que se tienen o se quieren. Es así, como las bases de datos apropiadas no pueden ser construidas sin conocer la estructura de los informes. Una vez definidos los informes que entregará el sistema, se definen las bases de datos, para luego detallar las pantallas de ingreso de datos. En las pantallas de ingreso de datos, se debe conocer como se relaciona la información entregada y como deben expresarse las necesidades del usuario en las pantallas.

Salidas del sistema. Los informes finales representan la utilidad del procesamiento de los antecedentes entregados. Si éstos, se presentan como listados impresos, permiten al usuario disponer en todo momento y lugar de la información que procesó en su escritorio.

En el diseño de las pantallas de resultados e informes, se deben tener presente dos aspectos: el formato, que se refiere a la forma en que se desea la información y la lógica, que es cómo se presentan los datos.

Para lograr este propósito, se identificaron las pantallas de resultados que el sistema debía producir y se determinó la información que cada una de ellas entregaría, manteniendo un orden genérico, para facilitar su uso por intermedio de una fácil comprensión por parte del usuario.

Bases de datos del sistema. Las bases de datos son la estructura del programa. Representan un conjunto de información organizada en filas y columnas. Cada fila es un registro en cuyas columnas se presentan los campos que lo componen. A su vez, cada campo de la base de datos es una agrupación de caracteres que expresan una información.

La creación de bases de datos, es un aspecto complicado en el proceso de construcción de un sistema, ya que si estaño es creada adecuadamente en términos de campos, nombres e índices, la aplicación no funcionará en forma adecuada.

Por este motivo, se estudió la relación que debe existir entre las bases de datos y los procedimientos que describen cómo se van a procesar los datos ingresados y cómo se van a presentar en los informes de resultados, con el objetivo de lograr una adecuada organización del sistema.

Interfaz del sistema. El diseño de la interfaz, generalmente determina la primera impresión del usuario del sistema. Al crear las pantallas en un ambiente grato, en donde el usuario puede ingresar y validar sus datos en forma fácil, se establece una unión de trabajo más expedita.

Previo al desarrollo gráfico de las interfaces, se crearon planillas electrónicas para cada aplicación, con el objetivo de conocer las variables de ingreso, la función de dichas variables y el resultado a obtener. Una vez reconocidas todas las variables involucradas, se desarrollaron las pantallas de interacción con el usuario, teniendo siempre presente desarrollar una interfaz amistosa, con una secuencia lógica y clara, con el fin de facilitar el uso del sistema.

c) Codificación. La codificación, es la transformación del diseño del programa a lenguaje de máquina, obteniendo como resultado el software ejecutable.

Esta etapa corresponde a la implementación del sistema y se realizó bajo el concepto de programación modular. Este concepto se caracteriza por dividir el sistema en módulos y programar cada uno de ellos en forma separada.

Las ventajas que trae esta forma de programar es la facilidad de desarrollo, una mayor velocidad de operación del sistema y la posibilidad de modificar el programa en el futuro en forma más fácil.

d) Prueba y mantenimiento. La prueba se realiza cuando ha culminado la implementación del sistema y éste se encuentra ejecutable por el computador. El objetivo de esta etapa es comprobar que no existen defectos en el funcionamiento del mismo.

Para su validación, se desarrolló un ejemplo en un predio lechero de la zona en forma manual con la ayuda de planillas electrónicas, insertando todas las opciones que existían en el sistema, con la finalidad de comprobar que los resultados obtenidos sean los mismos que arroja el sistema.

En la etapa de mantenimiento del programa, corresponde realizar cambios sobre el sistema asociados a una corrección de errores no descubiertos en la prueba, adaptaciones requeridas por la evolución del entorno o modificaciones debidas a cambios en los requerimientos del usuario.

PRESENTACION Y DISCUSION DE RESULTADOS

Este programa tiene seis menús principales: ingresos, costos, capital, evaluación, útiles y salida. Los tres primeros son menús de ingreso de información al sistema. En cada pan talla de ingreso de datos, se señala detalladamente que información debe introducirse y como debe hacerse. Luego se presenta el menú evaluación, a través del cual el usuario obtiene los resultados, es decir la utilidad del sistema, optando a ellos a través de la pantalla o solicitando su impresión. El siguiente menú (útiles), permite inicializar el sistema, almacenar información, recuperar información y cambiar la clave de acceso. Este menú se relaciona con toda la actividad relacionada al manejo de archivos. El último menú (salida) permite al usuario hacer abandono del sistema en forma segura y confiable.

a) Menú "ingresos". En este menú se despliegan tres submenus, los que corresponden a los ingresos que se generan en la explotación del rubro lechería. En la figura 1, se esquematizan todas las opciones que permite esta etapa del programa.

Leche fluida. Este submenú agrupa cuatro pantallas, con el objetivo, de obtener a través de los distintos antecedentes solicitados, una proyección de la producción de leche a través del año.

Terneros recién nacidos. Este submenú abre una sola pantalla, en la cual se entrega una visión del comportamiento mensual a través del año de la producción de terneros, debido a la parición que van desarrollando las vacas.

Vacas de desecho. Este submenú agrupa dos pantallas, con el objetivo, de obtener a través de los datos requeridos en la primera pantalla (estacionalidad de venta y precio de la carne), una proyección de laproducción de vacas de desecho por mes en un periodo de un año. La segunda pantalla muestra al usuario el resultado mensual por este concepto.

b) Menú ''costos''. En este menú se despliegan los submenus asociados con todos los costos involucrados en la explotación lechera. En la figura 2, se esquematizan todas las opciones que permite esta etapa del programa, las que posteriormente se analizaran por separado.

Alimentación. Este submenú agrupa dos pantallas, una de ellas el maestro de alimentos, en el cual se crea una base de datos teniendo como índice un código de cuentas de alimentos disponibles, con su precio unitario y sus características nutritivas. La otra pantalla, concierne al cálculo de costo propiamente tal, por intermedio del ingreso de dietas alimenticias.

Figura 1. Pantalla del menú "ingresos".

Figura 2. Pantalla del menú "costos".

El costo de alimentación, se calcula en base al ingreso de raciones alimenticias o dietas compuestas por los alimentos que existen en la base de datos.

El primer requisito es definir la cantidad de grupos de animales con distinta alimentación que existen en el predio y por cuantos animales se compone cada grupo en los distintos meses del año, luego el mes del año que corresponde la dieta que se va a ingresar y finalmente el número de vacas que compone dicho grupo.

También, se solicita caracterizar el grupo de acuerdo a los parámetros de peso corporal (en kilogramos), producción de leche diaria (en litros), porcentaje de materia grasa de la leche (en porcentaje), número de la lactancia y mes post-parto. Con estos valores es posible calcular las características de la dieta ideal del grupo en base a tablas y fórmulas que posee el programa. El objetivo de este programa no es elaborar raciones de mínimo costo, sino que entregar al usuario una comparación de las características nutritivas de la dieta que el esta aportando a su rebaño con respecto a la que debería suministrar en base a los requisitos que señala la literatura.

El ingreso de la dieta de un mes, se realiza buscando los alimentos contenidos en el programa maestro. Primero se ingresa el código del alimento y luego su cantidad. Al completar la dieta, el usuario obtiene el costo de esta en tres parámetros: vaca/día, grupo/día y grupo/mes. Para realizar cualquier cambio dentro de las dietas, solo es necesario señirse a las funciones que se describen en el pie de la pantalla. A través de la tecla de función "F8", el usuario obtiene una ayuda en pantalla, la cual agrupa los animales del hato en: vacas en producción (subdivididas en tres grupos de acuerdo al avance en la lactancia) y vacas en periodo seco para todos los meses del año. Las vacas en producción se agrupan en: vacas en primer tercio de su lactancia (0-90 días), segundo tercio (90-150 días) o fin de lactancia (150-305 días). Esta ayuda es útil para definir el número de cabezas de cada grupo, ya que generalmente la producción es directamente proporcional al avance de la lactancia.

Mano de obra. Este submenú agrupa dos pantallas. La primera, es el maestro mano de obra que permite crear una base de datos utilizando códigos que identifican los rubros en que trabajan los obreros, con su sueldo base diario y sus porcentajes involucrados. La otra pantalla, se relaciona con el cálculo del costo propiamente tal. El sueldo base diario corresponde al sueldo imponible que percibe el obrero, es decir el sueldo estipulado en el contrato de trabajo (se incluye leyes sociales). Como generalmente los trabajadores vinculados a esta labor, reciben un porcentaje en dinero por la cantidad de leche producida, se ha incorporado esta variable en el maestro siendo necesario distribuir porcentualmente la jomada laboral dedicada al rubro en cuestión.

Vaquillas de reemplazo. Este costo se abre en una sola pantalla, en la cual el usuario debe ingresar el número de cabezas de vaquillas que ingresan al rubro lechería cada mes. Se solicita ingresar la tasa de reposición del hato y el precio de mercado de una vaquilla adulta preñada. Automáticamente el computador entrega el número de vacas masa del rebaño y de acuerdo con la tasa ingresada, señala el número de vaquillas que hay que reponer.

Sanidad. Este submenú agrupa dos pantallas, la primera, el maestro de sanidad, en el cual se crea una base de datos teniendo como índice un código de cuentas de los productos veterinarios y la segunda, concierne al cálculo de costo propiamente tal, por intermedio del ingreso de los códigos de cuenta en los distintos meses del año.

Reproducción. Este costo agrupa dos pantallas, la primera, el maestro de reproducción, en el cual se crea una base de datos teniendo como índice un código de cuentas de los toros utilizados en reproducción y la segunda, concierne al cálculo de costo propiamente tal, por intermedio del ingreso de los códigos de cuenta en los distintos meses del año. Para ingresar los valores correspondientes al cálculo de costo de reproducción, se debe ingresar el código del toro elegido y posteriormente identificar el mes y número de cabezas bovinas que se van a cubrir con ese toro específicamente. Luego el sistema requiere que se señale el índice coital, que corresponde al número de dosis necesarias para obtener una concepción.

Administración y asistencia técnica. Este submenú agrupa dos pantallas, una de ellas el maestro administración y asistencia técnica, en el cual se crea una base de datos teniendo como índice un código de cuentas de la descripción del tipo de administración o asesoría, con su sueldo mensual y su porcentaje directamente asignable al rubro lechería. La otra pantalla, concierne al cálculo de costo propiamente tal, por intermedio del ingreso de los códigos de cuenta en los distintos meses. Para ingresar los valores correspondientes al cálculo de costo de administración y asistencia técnica, se debe ingresar el código de cuenta de la categoría elegida y posteriormente identificar el mes y cantidad de personas que realizan esa labor.

Reparación y mantención. Este costo aparece en una pantalla de resultado, en la cual no se requiere ingresar ningún valor. Para obtener los datos de costo de reparación y mantención, es necesario que el usuario previamente ingrese en la tercera columna del programa (capital), el inventario de los bienes (construcciones, maquinarias, equipos e instalaciones) puestos a disposición y uso en el rubro lechería con sus respectivos coeficientes de reparación y mantención.

En la pantalla se obtienen los resultados divididos en tres grupos, asociado cada uno de ellos a un código de cuenta. Estos son: reparación y mantención de construcciones, reparación y mantención de maquinarias y equipos y reparación y mantención de instalaciones.

Depreciación. Este costo aparece en una pantalla de resultado, en la cual no se requiere ingresar ningún valor. Para obtener los datos de costo por concepto de depreciación, es necesario que el usuario previamente ingrese en la tercera columna del programa (capital), el inventario de los bienes (construcciones, maquinarias, equipos e instalaciones) puestos a disposición y uso en el rubro lechería con sus respectivos datos de valor inicial, valor final, años de vida útil y horas de uso al año.

Interés al capital invertido. Este costo considera el valor promedio anual de la inversión realizada, a la cual se le aplica una tasa de interés real anual, que corresponde al costo de oportunidad del capital.

Gastos generales. Este submenú dentro de los costos, agrupa dos pantallas, una de ellas el maestro gastos generales, en el cual se crea una base de datos teniendo como índice un código de cuentas subdividido en dos grupos. El primero, concierne a las provisiones (detergente lavar equipo ordeña, dipping, cloro, overoles, botas, etc.) y el segundo, a los servicios pagados (electricidad, teléfono, control lechero, etc.). En el mismo maestro se debe especificar cada código de cuenta con el porcentaje directamente asignable al rubro. En el caso de las provisiones generalmente será 100%, no así en servicios, costo que debe prorratearse entre las distintas actividades de la empresa. La otra pantalla, concierne al cálculo de costo por intermedio del ingreso de códigos de cuenta en los distintos meses.

Riesgo. En esta pantalla se valora la perdida por mortalidad del rebaño lechero. Al ingresar en esta pantalla, se solicita indicar la tasa de mortalidad real, con el objeto de calcular, respecto al inventario de vacas masa, el número de vacas que mueren. Como requisito previo, el usuario debe completar el inventario de vacas masa en la tercera columna del programa.

c) Menú "capital". En este menú se despliegan los submenus asociados con el inventario del rubro lechería. Cuando el usuario comience por primera vez a utilizar el programa, debe ingresar todos sus bienes en este menú y después comenzar a operar las otras etapas del sistema.

Figura 3. Pantalla del menú "capital"

Suelo agrícola. En este nivel del sistema, se debe inventariar el recurso suelo, destinado al rubro lechería propiamente tal. En el caso, de que la superficie sobre la cual se desarrolla la actividad, este constituida por diferentes categorías de suelo de distinto valor (por ejemplo: suelo trumao de riego, suelo trumao de secano, vegas, ñadis, etc.), es necesario diferenciarlas con el objetivo de ser más preciso en la valoración final de este recurso.

Construcciones. En esta etapa del programa, se deben inventariar las construcciones que existen en el predio y que su uso este relacionado con el rubro lechería. Para lograr este objetivo, se identifica cada una de ellas con un código de cuenta, luego se ingresa su descripción y el valor de reposición. En la misma pantalla, también se solicitan algunas características de la construcción, como: Material de construcción de piso, estructura y techo, años de vida útil, coeficiente de reparación y mantención y si el bien se encuentra dentro o fuera de su vida útil.

Maquinarias y equipos. En esta etapa del programa se abren tres pantallas; el inventario de maquinara motriz, el inventario de maquinaria de arrastre y el inventario de equipos.

Instalaciones. En esta etapa del programa, se deben inventariar las instalaciones que existen en el predio para facilitar el desempeño del rubro producción de leche. Se deben inventariar las instalaciones que existen, identificadas con un código de cuenta, luego su descripción y el valor de reposición. En la misma pantalla, también se solicitan algunas características de la instalación, como: Material de construcción, años de vida útil, coeficiente de reparación y mantención y si el bien se encuentra dentro o fuera de su vida útil.

Vacas masa. En este nivel del sistema, se debe inventariar el recurso vacas masa del cual dispone para la explotación del rubro lechería. El usuario puede ingresar sus vacas en el maestro en base al criterio de valoración que estime más conveniente. Si quiere puede agrupar su rebaño de vacas de acuerdo a la edad de ellas (ejemplo: vaquillas primer parto, vacas segundo parto, vacas con más de dos partos) o de acuerdo a su producción por lactancia (ejemplo: vacas sobre 8.000 litros, vacas 6.000 a 8.000 litros, vacas bajo 6.000 litros).