Estructura del sistema de información administrativo
de pago de jornales.
Structure of the management information system for
pagment of wages.
Juan Lerdon F., Lorena Lantadilla V. y Fredes Salgado
S.
Universidad Austral de Chile
Facultad de Ciencias Agrarias
Instituto de Economía Agraria
Casilla 567, Valdivia, Chile
Recepción de originales: Septiembre 25, de 1996
Design and implementation of a computarized system for the control and payment of labour in agriculture
Key words: Computation in agriculture, labour payment, information systems.
Due to agricultural development and modernization, it has become necessary to adopt new methods regarding decision-making policies where an adequate control of the remuneration system is an important issue in the organization of a agrarian enterprise. In this regard, the use of computational technology has become a necessity which facilitates decision-making based on exact and rapidly obtained results. Thus the development of a computarized system for the control and paying of wages in agriculture has become a must. The purpose of this study was to design and implement a system that could store data about the hired hands -including both personal and daily work information- as well to issue, in a simplified and automated manner, pay forms and related reports to help the farmer. The design and implementation of the system was carried out by specialists in programming and payment of wages, as well as farmers who hire many workers and therefore need a more effective control of the process. To create the system we used a methodology that permitted to design the system in a orderly manner as well as facilitated programming. Analysing the system through the administrative functions that compose it helps to make known the deficiencies of other systems of payment that underuse the available information preventing an adequate control by the farmer. As a complement for "the agricultural acconting system", it implies a significant contribution to it since it permits to obtain information which until now was difficult to get due to the many and diverse tasks performed by agricultural workers. Thanks to the information stored by this system, and with a simple process of calculation, these data can be annexed to the previous system.
Debido al desarrollo y modernización de la agricultura
se requiere la adopción de métodos orientados a la toma de decisiones,
donde el adecuado control del sistema remuneracional constituye una materia
importante en la gestión organizacional de la empresa agrícola.
Por ello surge la necesidad de utilizar la tecnología de la computación
para facilitar la toma de decisiones, basada en resultados exactos y de rápida
obtención, definiéndose como necesario el desarrollo de un sistema
computarizado de control y pago de jornales para la agricultura.
El principal objetivo del trabajo fue diseñar e implementar un sistema
que permitiera alamacenar los datos de los funcionarios contratados, tanto datos
personales como aquellos que se originan de su jornada de trabajo y emitir como
informe principal la liquidación de sueldos e informes anexos de ayuda
para el agricultor en forma simplificada y automatizada.
Participaron en el desarrollo del sistema especialistas en materia de programación
y de trabajos de remuneración, así como agricultores cuyo volumen
de trabajadores obliga a un control más efectivo respecto al pago de
jornales.
Se utilizó en la confección del sistema una metodología
informática tal, que permitiera diseñar en forma ordenada el sistema,
además de facilitar la programación.
El analizar el sistema a través de las funciones administrativas que
lo componen, ayuda a dar a conocer las deficiencias de otros sistemas de remuneración
ya que éstos subutilizan la información de que disponen impidiendo
un adecuado control por parte de la organización.
El ser un complemento para el "sistema de contabilidad de gestión
agrícola", implica un aporte significativo en materia de gestión,
ya que permite conocer una información hasta hoy difícil de precisar
por las innumerables tareas que cumple el trabajador agrícola, sin embargo,
con la información almacenada por el sistema y un sencillo proceso de
cálculo este dato puede ser anexado al sistema anterior.
Cada día el manejo de las organizaciones se presenta con mayor grado de complejidad, al margen de la naturaleza o tamaño que éstas muestren, lo que ha ido creando la necesidad de adquirir conocimientos sobre distintas técnicas, metodos y herramientas que las ciencias empresariales entregan para lograr una dirección eficaz y eficiente.
Uno de los factores al que se enfrenta la organización es el desarrollo tecnológico, donde la informática computarizada continúa adquiriendo mayor relevancia y se constituirá en el principal mecanismo para minimizar el riesgo decisional.
El campo de aplicaciones de los computadores en el contexto organizacional ha pasado a ser conocido bajo varias denominaciones: sistema de información, informática, sistemas de información integrados, etc.
En la práctica, la poca comprensión que existe acerca de los sistemas de información, ha llevado a múltiples problemas, entre otros: el uso de los computadores en aplicaciones que no son las más rentables, una actitud desfavorable por parte de los usuarios y el no aprovechamiento integral de los sistemas como instrumento para hacer más racional la administración de empresas e instituciones (Barros, 1987).
La computación constituye una tecnología que tiene la capacidad de almacenar, ordenar, clasificar datos ingresados y además generar nueva información a partir de antecedentes ya existentes en el computador, lo que facilita la toma de decisiones basada en resultados exactos y de rápida obtención (Bahamonde, 1991).
Así, lo esencial de un sistema de información es que mediante él, se va a proporcionar toda la información necesaria, en el momento oportuno y con la estructura adecuada a los miembros de la empresa (Menguzzato y Renau, 1991).
En lo que respecta a la agricultura, en los últimos veinte años se ha producido en Chile un intenso proceso de desarrollo, donde los trabajadores agrícolas, tanto permanentes como de temporada, contribuyen en forma activa en este proceso de expansión de la agricultura moderna, ocupando dentro del sector laboral chileno, un sitial de importancia, ya que absorbe el 20% del empleo nacional.
El desarrollo y modernización de la agricultura requiere de la adopción de métodos orientados a la toma de decisiones, los que deben ser de fácil comprensión y de costo razonable para gran número de agricultores (Lerdon et al, 1990).
Ante esta situación surge la necesidad de integrar el desarrollo de la informática computarizada al proceso de liquidación de jornales en esta actividad productiva, generándose el objetivo del presente trabajo, el cual fue el diseñar e implementar un sistema de información administrativo orientado al control y pago de jornales para la agricultura.
El sistema de información administrativo de pago de jornales fue desarrollado en dos etapas, la primera orientada al análisis y diseño del sistema y la segunda a la prueba e implementación de éste.
1. Equipos y programas.
Para la implementación del sistema se utilizó un procesador 486 DX2-S de 66 Megahertz, memoria base de 640 k., tarjeta gráfica EGA/VGA, disquetera de 1.44 MB y una impresora Hewlett Packard modelo DeskJet 600.
La implementación del sistema fue realizada mediante el programa CA-Clipper 5.2, para los cálculos matemáticos, creación y mantención de las bases de datos.
2. Metodología
Se entiende por desarrollo de sistemas de información al conjunto de actividades destinadas a resolver un problema de información, donde los objetivos principales son diseñar y construir un sistema y la puesta en marcha de éste (Barros, 1987).
El desarrollo de Sistemas de Información Administrativos (SIA) se lleva a cabo a través de una metodología informática que permita diseñar en forma ordenada el sistema, además de facilitar la programación. Este proceso de desarrollo está compuesto por diferentes etapas según Teichroew citado por Pérez y Pino (1982), donde las princiaples son: percepción de la necesidad y estudio de factibilidad, diseño lógico, diseño físico, construcción, prueba e implementación, operación y mantenimiento del sistema.
2.1 Percepción de la necesidad y estudio de factibilidad
El desarrollo del sistema se basa en la necesidad de efectuar un apoyo mecanizado a un grupo de actividad, como es el proceso de liquidación de sueldos, que se realiza generalmente en forma manual solucionando así problemas de subutilización de información.
En lo que respecta al estudio de factibilidad se ha definido para este sistema sólo una alternativa posible de realización, ya que dentro de la clasificación de sistemas de información, éste se ha definido como uno de funciones estructuradas, es decir, compuesto por decisiones que son repetitivas y rutinarias en que existe un procedimiento ya definido para llegar al resultado.
2.2 Diseño lógico
Se dividió el diseño lógico en tres etapas, donde se realiza un análisis de las funciones administrativas del sistema, la evaluación de las distintas funciones originadas y una determinación de los procedimientos que se llevan a cabo para luego determinar las entradas y salidas de éste.
2.2.1 Definición y análisis de las funciones administrativas
Para la definición de las funciones administrativas primeramente se identifican la mayor parte de los datos relevantes en la liquidación mensual de sueldos, a partir de las cuales se puedan satisfacer las necesidades del agricultor.
Para generar las funciones administrativas del sistema se comenzó de la función más general, fraccionándola y generando subfunciones relativamente aisladas.
Considerando el sistema de información administrativo de pago de jornales, se identificó la estructura que se muestra en la Figura 1
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| Figura 1. | Estructura del sistema de información administrativo
de pago de jornales. |
2.2.2 Evaluación de funciones
Para realizar la evaluación de las funciones identificadas en la estructura, se realizó una sola posible malla originada de dicha estructura.
Para la determinación de valor se recurre a la clasificación de funciones de acuerdo al grado de estructuración. El sistema de información administrativo de pago de jornales es una función estructurada que tiene una sola posibilidad de realización, con muchas funciones de procesamiento de información y el problema de valor no tiene relevancia, ya que siempre se obtendrá el mismo resultado. El valor está, entonces, determinado por el grado de exactitud de la información.
En esta etapa de evaluación de funciones se define, a partir de la malla, al interior y exterior del sistema, asignando lo manual al exterior y lo mecanizado al interior.
2.2.3 Desarrollo y especificación de procedimientos
Esta etapa se divide en dos partes, la descripción del diagrama de bloque y la descripción de los diagramas de procedimientos.
La descripción del diagrama de bloque del sistema determina que todo funcionario contratado en el predio se registrará, codificando la información ingresada. Existe una validación de los datos digitados para evitar un posible error en el ingreso de dichos datos.
Si existiera un error, el usuario tiene la opción de volver a ingresar la información. Al ser ingresados correctamente el sistema continuará con el procesamiento de la información. El ingreso de datos del funcionario asi como de otros datos demandados por el sistema deben ser aportados por el agricultor.
Una vez ingresados los datos anteriores, el sistema los almacenará, estando capacitado para emitir informes tanto de la liquidación mensual de sueldos, como informes anexos de un sistema de remuneración, con el objetivo de realizar un aprovechamiento total de la información ya ingresada. Dichos informes podrán aparecer por pantalla, o bien ser impresos de acuerdo a la necesidad del agricultor.
En lo que respecta a los diagramas de procedimientos, en el sistema se han presentado tres procedimientos tipo para las funciones que lo componen: ingreso de información, emisión de información por pantalla y emisión de información vía pantalla e impresora.
En el diagrama de procedimiento de ingreso de información, el usuario debe registrar información. Se define la posibilidad de agregar, modificar o eliminar datos según estime conveniente. El sistema distribuirá la información a las distintas bases de datos y hará los cálculos necesarios, es decir, realizará las transformaciones que sufrirán los datos ya ingresados y almacenados para obtener los resultados requeridos en cada proceso.
El segundo tipo de diagrama de procedimiento es el de emisión de información por pantalla. El sistema hace los cálculos a partir de las bases de datos para luego presentar el informe del listado solicitado vía pantalla.
Por último, se definió el diagrama de procedi-miento de emisión de información vía pantalla y/o impresora. El sistema transforma la información a partir de las bases de datos, dando la orden de emisión de informes de la información consultada en pantalla, o bien a través de un informe impreso.
2.3 Diseño físico
Esta etapa define el cómo funciona el sistema, siendo definida por la programación. En este caso, fue el programadordel sistema quien realizó el diseño físico, por tanto al no ser la programación el objetivo del trabajo, esta etapa del diseño no se especificará.
2.4 Construcción
Aquí, las especificaciones del diseño físico se llevaron a la práctica, ya que todas las especificaciones de tipo administrativo se han realizado, parcial o totalmente, en forma paralela durante las etapas anteriores.
2.5 Prueba e implementación
Se realizó la implementación en una forma ejecutable para el computador, para proceder a la prueba del sisteam.
La prueba se realizó con información de un predio de la quinta región cuyo rubro principal es la lechería. Se ingresaron los datos personales de diez funcionarios de dicho predio, para así descubrir los defectos que pudieran existir en el diseño físico e implementación.
Luego de corregir los problemas presentados en la prueba e implementación del sistema de información administrativo de pago de jornales, se llegó a la aprobación por parte de los usuarios, quedando formalmente en operación.
El funcionamiento del sistema considera tres etapas básicas, el ingreso y actualización de datos, procesamiento y entrega de información.
Se describen a continuación los aspectos informáticos del sistema, señalando los criterios y conceptos usados en el diseño.
1. Funcionamiento
El sistema constituye una función administrativa, el pago de los jornales, en la que principalmente las subfunciones que la componen son del tipo informativa. Es decir, se lleva a cabo a través de ingreso de información.
Este funcionamiento se desarrolla mediante etapas sucesivas de ingreso de datos, validación, procesamiento y entrega de información.
1.1 Ingreso de datos
El usuario ingresa la información a través de la opción "agrega", en cada unade las subfunciones de la primera función del sistema. Si se llegara a cometer un error, puede corregirlo con la opción "modifica", o bien eliminar información ya ingresada con la opción "elimina".
El ingreso está diseñado de tal forma de codificar la información pertinente; así, para los pasos sucesivos, cuando el sistema demande dicho código, al ser ingresado, automáticamente aparecerá el nombre y valor respectivo.
1.2 Validación
Una vez ingresados los datos codificados, el sistema realiza una validación de ellos. Así, cada vez que el usuario cometa un error en la codificación de un dato, automáticamente se impide el uso incorrecto de él.
1.3 Procesamiento
Con los datos ingresados correctamente, el usuario sigue la ejecución del sistema, pudiendo acceder a las distintas subfunciones que posee. El sistema ordena dichos datos y realiza los cálculos necesarios para satisfacer el pedido.
El objetivo del procesamiento es obtener, a partir de los datos ingresados, otros nuevos y transformarlos en información de utilidad para el usuario.
1.4 Entrega de información
La entrega de información se realiza a través de informes resumidos. El diseño se basa en informes tipo planillas, fácilmente entendibles y específicas a cada pedido del usuario.
2. Capacidad del sistema
El sistema fue diseñado para que pueda ser ejecutado en cualquier equipo, ya que su necesidad de memoria es baja. Tampoco presenta problemas en la cantidad de información que es almacenada, permitiendo una ejecución sin in-convenientes de velocidad.
3. Presentación del sistema
El sistema de información administrativo de pago de jornales abarca los contenidos principales de la liquidación de sueldos, como es la hoja de cálculo de liquidaciones por funcionario. Además, presenta informes anexos, que están definidos para el control y orientados a una utilización eficiente de la información que el agricultor posee y que debe ingresar al sistema.
Se incluyen las principales pantallas que componen el sistema, ya que por problemas de espacio no es posible presentar el sistema completo.
Este comienza con una pantalla de bienvenida (Pantalla 1) donde se ingresa la clave de acceso, teniendo la posibilidad de digitar una clave incorrecta tres veces.
Una vez digitada la clave correcta, aparece el menú principal del sistema definido en cinco funciones: maestros, información laboral, reportes, informes y configura (Pantalla 2).
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3.1 Función maestros
Esta permite el ingreso de los datos necesarios para el cálculo
de la liquidación de sueldos, y que pueden estar sujetos a variaciones
mensuales. Así, contiene seis subfunciones destinadas al ingreso de las
instituciones encargadas de las coti-zaciones previsionales, instituciones destinadas
a las cotizaciones de salud, tipo de haberes y descuentos que origina el trabajo
del funcionario, los datos personales y generales respecto al funcionario, y
códigos de actividad en las cuales el funcionario va a originar trabajo.
El formato de las cinco primeras subfunciones es el mismo para cada una de ellas,
por lo que se despliega sólo la primera a modo de ejemplo (Pantalla
3)
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Las subfunciones cotización previsional y cotización de salud, permiten confeccionar un listado de las actuales instituciones de cotización previsional y de salud, respectivamente, donde el usuario debe registrar el nombre de la institución, asignarle un código y el valor correspondiente a la tasa de cotización.
Las subfunciones haberes y descuentos, listan los haberes y los descuentos que el funcionario ha generado con su trabajo. El usuario debe registrar el nombre del haber o descuento, asignarle un código y el valor correspondiente.
La subfunción actividades registra las actividades de la explotación agrícola. Para ingresar una actividad deben utilizarse códigos preestablecidos. Dichos códigos identifican las actividades normalmente desarrolladas en una explotación. El usuario realiza el registro a través del código de actividad y el nombre respectivo.
En la subfunción funcionario el usuario debe registrar cada trabajador contratado con sus datos personales, tipo de contrato, fecha de inicio del contrato, trabajo principal e información sobre las cotizaciones previsionales y de salud. Se despliega la primera ventana de ingreso de los datos del funcionario, en las dos restantes el funcionamiento es el mismo, variando solamente la información requerida por el sistema (Pantalla 4).
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3.2 Función información laboral
El objetivo es ingresar la información que se origina en un mes determinado para calcular las liquidaciones de sueldo por trabajador. La información que demanda la función se clasifica en tres subfunciones: haberes imponibles y no imponibles, descuentos y datos liquidación mensual.
Las dos primeras están destinadas al ingreso por funcionario de los haberes, imponibles y no imponibles, y los descuentos mensuales que hayan sido originados.
A partir de este nivel el sistema solicita antes de la emisión por pantalla de los informes, planillas u otro tipo de herramienta informativa, la fecha específica en mes y año de la información que se desee procesar. En Pantalla 5 se presenta el formato de las dos primeras subfunciones, ya que éste es el mismo en ambos casos variando la información según cada subfunción.
El objetivo de la subfunción datos liquidación mensual es realizar el ingreso de los datos que componen la liquidación de sueldos. El usuario tendrá a disposición el listado de los funcionarios contratados, donde seleccionará aquel que desee efectuarle dicho cálculo. En pantalla se visualiza una ventana con los datos de la planilla de liquidación de sueldos, la que deberá completar a medida que lo demande el sistema, obteniéndose finalmente el líquido, que podrá ser cargado a una(s) actividad(es) según lo convenga (Pantalla 6).
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3.3 Función reportes
Diseñada para entregar reportes informativos del sistema remuneracional, esta función se compone de las subfunciones liquidaciones, funcionarios, indemnizaciones, accidentes del trabajo, enfermedades profesionales y gratificaciones.
En liquidaciones el usuario dispone del listado de trabajadores contratados donde selecciona los funcionarios a los que desee emitir la planilla de liquidación mensual.
El usuario podrá emitir un informe del listado de trabajadores ya ingresados por RUT, o bien según orden alfabético, opción que está definida en la subfunción funcionarios.
El sistema contiene el cálculo de las indemnizaciones por años de servicio y a todo evento en la subfunción indemnizaciones. Cualquiera sea el caso, el sistema realiza los cálculos para aquel funcionario que será despedido, seleccionando el usuario el tipo de indemnización que le corresponda, o que se haya pactado.
En lo que respecta al reporte de accidentes de trabajo, al
seleccionar esta opción el sistema demanda información sobre la
cotización básica general y la tasa adicional que deben ser ingresadas
por el usuario. El sistema realiza el cálculo para obtener la tasa de
riesgo efectiva que presenta el predio en particular, informando luego si le
corresponde al empleador una rebaja o multa ante la mutualidad a la que esté
afiliado, y le entrega el valor total por concepto de accidentes de trabajo
que debe cancelar.
En el caso de las gratificaciones, el sistema presenta el cálculo de
gratificación anual y mensual, seleccionando el usuario la opción
que estime. El sistema demanda información adicional en cada una de las
opciones, la que debe ser aportada por el agricultor cuando se requiera en pantalla.
Además, contiene un listado de la gratificación seleccionada,
presentando, por funcionario, la cantidad que le corresponda bajo este concepto.
3.4 Función informes
La finalidad de esta función es entregar informes anexos de impresión, ya sea por pantalla o vía impresora. Se consideraron los informes sobre las cotizaciones previsionales y de salud, haberes, descuentos, corte de billetes e informes acerca de los funcionarios como el listado de trabajadores por antigüedad, listado de trabajadores por edad, listado de trabajadores de temporada y un listado de indemnización por años de servicio.
En las subfunciones cotización previsional y de salud se despliega la información de dichas instituciones, con una descripción del número de trabajadores que cotizan en ellas. El usuario tiene disponible el emitir los informes en forma de planillas, de las cotizaciones que efectúan los funcionarios, ya sea por concepto de cotizaciones previsionales (Pantalla 7), o bien por cotizaciones de salud (Pantalla 8).
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Para emitir el informe del total de haberes y de descuentos que un funcionario ha originado, se presentan las subfunciones haberes y descuentos. Lista el total de trabajadores contratados con la descripción y valor de los haberes y descuentos respectivos.
En los informes de funcionarios con respecto a los años de servicio, edad, trabajadores de temporada y la indemnización por años de servicio, el sistemaemite un listado con la información respectiva, ordenando a los funcionarios bajo el concepto de la subfunción seleccionada. Se despliega el listado de funcionarios según los años de servicio (Pantalla 9), presentando el resto de los listados el mismo formato.
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3.5 Función configura
Se compone de tres subfunciones: membretes, horas extras e ingreso mínimo.
La primera permite mantener el membrete analizado, por lo
que contiene el nombre del predio, giro, RUT, razón social, representante
legal y el respectivo RUT (Pantalla 10). Este será
impreso automáticamente en cada uno de los informes que se impriman.
En la subfunción horas extras el usuario debe ingresar el factor multiplicativo
para el cálculo de las horas extraordinarias según los tipos de
contrato.
Por último, en ingreso mínimo, el usuario registra
el valor del ingreso mínimo legal que se encuentre estipulado por ley,
de manera que el sueldo base que se ingresa en función maestros no sea
inferior a dicho valor.
Si el usuario desea salir del sistema, deberá presionar dos veces la
tecla ESCAPE; aparecerá en pantalla una ventana preguntando por esta
posibilidad, el usuario deberá digitar la letra S para terminar la ejecución
y N paso contrario (Pantalla 11)
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Los sistemas de información administrativos son una herramienta importante para la organización de hoy en día, ya que simplifica y automatiza funciones determinantes como la liquidación de sueldos.
El diseño lógico y su análisis es imprescindible para facilitar la tarea del programador, lo que se manifiesta en un sistema sencillo y eficiente.
El combinar la informática con funciones administrativas como el pago de la liquidación de sueldo, facilita y resume un gran volumen de información que el agricultor debe poseer, produciéndose además una excelente utilización de dicha información.
El sistema analizado y diseñado en su parte lógica es un aporte significativo para los usuarios, principalmente agricultores, ya que permite realizar la liquidación de sueldos según lo establece el código del trabajo.
La liquidación de sueldos es una función que el agricultor debe realizar mensualmente, por lo que, facilitar su desarrollo y cálculo, implica eficiencia y efectividad por parte de la organización.
El sistema desarrollado se puede definir como un sistema dinámico, ya que es de manejo y lenguaje sencillo, almacena la información ingresada automáticamente y confecciona informes cada vez que el usuario lo requiera.
El sistema está compuesto por diez bases de datos ocupando una memoria de 737.883 bytes, donde el programa ejecutable representa 513.584 bytes, lo que facilita su uso independiente de la capacidad y velocidad de procesamiento del equipo.
El sistema es capaz de actualizar y almacenar información en forma automática, procesarla para realizar los cálculos de liquidación, confeccionar y emitir informes vía pantalla y/o impresora cada vez que éstos sean requeridos por el usuario.
Además, permite la emisión de informes anexos a la liquidación de sueldo, de manera de realizar una utilización adecuada y eficiente de la información que ya ha sido ingresada.
Al realizar la implementación del sistema, el agricultor obtiene informes importantes para un mayor control de su organización, pudiendo conocer, en forma oportuna, su gasto en remuneración.
El sistema de pago de jornales está diseñado para que pueda ser conectado con otro sistema de contabilidad de gestión anteriormente desarrollado, denominado "CONGA" (Contabilidad de Gestión Agrícola), lo que significa obtener la información respecto al gasto por concepto de remuneraciones en forma más precisa por actividad, siendo un complemento necesario para una adecuada gestión.
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